• ru
Адвокатська компанія
«Слинько та партнери»

Вимоги до змісту бухгалтерських документів: основні реквізити

Вимоги до змісту бухгалтерських документів: основні реквізити

В бухгалтерській роботі все починається з первинного документа. Згідно чинного законодавства для фіксації тієї чи іншої господарської операції такий документ може бути створений в паперовій або електронній формі. На підставі первинних бухгалтерських документів формуються проводки, здійснюються записи в різноманітні регістри обліку, а також ведеться податковий облік. Від правильності їх оформлення залежить, чи зможете Ви довести реальність конкретної господарської операції співробітникам контролюючих служб при перевірці. Про те, яких основних правил необхідно дотримуватися при створенні первинних документів і поговоримо далі.

Поняття первинного документа і порядок його оформлення

В процесі роботи підприємства постійно відбуваються факти, які впливають на стан його активів, пасивів і економічних результатів. У сфері бухгалтерського обліку вони називаються господарськими операціями. Кожен такий факт повинен бути зафіксований і задокументований. Законодавство зобов’язує суб’єкти підприємництва оформляти відповідні форми безпосередньо під час господарських операцій, до яких вони належать або відразу ж після їх закінчення. Виняток становить роздрібна торгівля, де дозволяється формувати один документ за підсумками дня на підставі даних касового апарату або чеків.

Первинні документи можна створювати в електронному вигляді, оформляти від руки або формувати за допомогою відповідних програмних продуктів, а потім друкувати на папері. Для їх формування можуть використовуватися типові і спеціальні форми, а також бланки, розроблені організацією самостійно. Використання електронної документації в бухгалтерському обліку має здійснюватися відповідно до вимог чинних нормативних актів про електронний документообіг. Документ вважається юридично значущим, виключно за наявності всіх необхідних реквізитів, визначених законодавством.

Основні реквізити первинного документа

Згідно чинного законодавства та реальній практиці, первинний бухгалтерський документ повинен мати такі обов’язкові реквізити:

  • назву суб’єкта господарювання, від імені якого здійснюється операція;

  • назву документу;

  • дату і місце оформлення;

  • зміст господарської операції, що відображається;

  • одиницю виміру господарської операції і її обсяг;

  • посади та ПІБ осіб, відповідальних за здійснення, а також правильність оформлення господарської операції;

  • підписи зазначених вище осіб чи інші дані, за допомогою яких можна їх ідентифікувати.

  Участь адвоката при проведенні обшуку і вилученні предметів

Слід враховувати, що повноваження осіб, які здійснюють господарські операції від імені юридичної особи (особливо коли мова йде про прийом/передачу товарно-матеріальних цінностей) повинні бути відповідним чином зафіксовані. Вони можуть бути прописані в установчих документах (у випадку з виконавчим директором, головним бухгалтером і т.д.), довіреності, наказі по підприємству, договорі і т.д. Найменування цих документів, а також номери і дати їх оформлення можуть бути внесені в первинну форму в якості додаткових реквізитів. Крім того, при оформленні операцій слід вказувати такі дані:

  • ідентифікаційний код організації;

  • порядковий номер документу;

  • підстава для здійснення факту господарської діяльності;

  • реквізити осіб, що підписують документи.

Що буде якщо невірно оформити первинний документ?

До оформлення накладних, довідок та інших бухгалтерських форм необхідно підходити з усією відповідальністю і увагою, оскільки наявність помилок може призвести до вилучення їх з документообігу. Існують судові прецеденти, коли співробітники ДПІ збільшували базу оподаткування шляхом визнання недійсними операцій, які були оформлені з порушеннями. Зокрема, підставою для визнання операції недійсною була відсутність одного або декількох обов’язкових реквізитів в документах, що її відображали.

У той же час, якщо в первинну форму закралася невелика помилка, це не означає, що вказану в ній подію не можна підтвердити. Відповідно до інформаційного листа ВАСУ №1936 / 11 / 13-11 від 01.11.2011р. щодо застосування норм ПКУ, відсутність окремих первинних документів або помилки в їх оформленні не є підставою для однозначного невизнання господарського факту, якщо при цьому непрямі дані вказують на реальний рух активів або зміни у власному капіталі чи зобов’язаннях платника податків. Як би там не було, щоб не давати приводу нікому сумніватися в реальності господарської операції, необхідно оформляти її відповідним чином своєчасно і відповідно до законодавства. І тоді вам не буде потрібно спиратися на думку ВАСУ при відстоюванні своєї точки зору в суді.

  У Верховній Раді пропонують врегулювати ринок енергетичних напоїв
  • Компанія «Слинько та партнери» – компанія повного юридичного сервісу для сфери бізнесу і посадових осіб.
  • Наша Компанія об'єднує фахівців з досвідом більше 25 років, включаючи досвід роботи в правоохоронних і контролюючих органах. Ми завжди достовірно прогнозуємо дії правоохоронних і контролюючих органів, що дозволяє мінімізувати ризики і знайти найбільш ефективні шляхи захисту інтересів клієнта.
  • Ми гарантуємо високу якість послуг.
  • Ми забезпечуємо зворотній зв'язок відразу після Вашого звернення і в найкоротші терміни рекомендуємо стратегію по Вашій справі або питанню.
  • У нас справедливі ціни, які відповідають якості послуг.